Makalah : Fungsi Keorganisasian

MAKALAH

FUNGSI PENGORGANISASIAN

BAB I

PENDAHULUAN

        Manajemen merupakan salah satu bagian penting dalam suatu organisasi maupun perusahaan, banyak sekali yang memakai sistem manajemen dalam suatu usaha yang dimana ini dapat menjadi salah satu faktor penentu berhasil tidaknya suatu organisasi maupun perusahaan. Baik suatu usaha yang berorientasi tentang profit maupun suatu organisasi social dan lain-lain.

        Kata organisasi mampunyai arti/pengertian umum yaitu menandakan suatu lembaga atau kelompok fungsional. Kemudian pengertian lain berkenaan dengan proses pengorganisasian sebagai suatu cara dalam mana kegiatan organisasi dialolasikan dan ditugaskan diantara para anggotanya agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien. Dalam bab ini akan dibahas bermacam-macam aspek proses pengorganisasian.

BAB II

KONSEP DASAR

FUNGSI PENGORGANISASIAN

       Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan, dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantara para anggota organisasi agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien. Proses pengorganisasian dapat ditunjukkan dengan tiga langkah proses berikut ini :

1. Pemerincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.
2. Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logik dapat dilaksanakan oleh satu orang.
3. Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis.

A. Struktur Organisasi

Faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi adalah sebagai berikut :

1. Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya.
2. Teknologi yang digunakan. Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi barang-barang atau jasa akan membedakan bentuk struktur organisasi.
3. Anggota (karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi kemampuan dan cara berpikir para anggota, serta kebutuhan mereka untuk bekerja sama harus diperhatikan dalam merancang struktur organisasi.
4. Ukran organisasi. Besarnya organisasi secara keseluruhan maupun satuan-satuan kerjanya akan sangat mempengaruhi struktur organisasi.

Unsur-unsur Struktur Organisasi terdiri dari :

1. Spesialisasi kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas-tugas individual dan kelompok kerja dalam organisasi (pembagian kerja) dan penyatuan tugas-tugas tersebut menjadi satuan-satuan kerja (departementalisasi).
2. Standarisasi kegiatan, merupakan prosedur-prosedur yang digunakan organisasi untuk menjamin terlaksananya kegiatan seperti yang direncanakan.
3. Koordinasi kegiatan, menunjukkan prosedur-prosedur yang digunakan organisasi untuk menjamin terlaksananya kegiatan seperti yang direncanakan.
4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan, yang menunjukkan lokasi (letak) kekuasaan pembuatan keputusan.
5. Ukuran satuan kerja, menunjukkan jumlah karyawan dalam suatu kelompok kerja.

B. Pembagian Kerja

Tujuan suatu organisasi adalah untuk mencapai tujuan dimana individu-individu tidak dapat mencapainya sendiri. Kelompok dua atau lebih orang yang bekerja bersama secara kooperatif dan dikoordinasikan dapat mencapai hasil lebih daripada dilakukan perseorangan. Konsep ini disebut synergy. Tiang dasar pengorganisasian adalah prinsip pembagian kerja (division of labor) yang memungkinkan synergy terjadi.

C. Bagan Organisasi Formal

Bagan organisasi menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi. Yang secara ringkas dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Pembagian kerja. Setiap kotak menunjukkan individu satuan organisasi mana yang bertanggung jawab untuk kegiatan organisasi tertentu, dan tingkat spesialisasi yang digunakan.
2. Manajer dan bawahan atau rantai perintah. Rantai perintah menunjukkan hubungan wewenang tanggung jawab yang menghubungkan atasan dan bawahan dalam keseluruhan organisasi.
3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan. Label dan deskripsi pada tiap kotak menunjukkan pekerjaan organisasional atau bidang tanggung jawab yang berbeda.
4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan. Keseluruhan bagan menunjukkan atas dasar apa kegiatan-kegiatan. Organisasi dibagi atas dasar fungsional atau divisional, atau lainnya (departementalisasi).
5. Tingkatan manajemen. Suatu bagan tidak hanya menunjukkan manajer dan bawahan tetapi juga keseluruhan hirarki manajemen.

Bentuk-bentuk Bagan Organisasi :

Henry G. Hodges mengemukakan empat bentuk bagan organisasi yaitu :

1. Bentuk piramid. Bentuk ini yang paling banyak digunakan karena sederhana, jelas dan mudah dimengerti.
2. Bentuk vertikal. Bentuk ini agak menyerupai bentuk piramid yaitu dalam hal pelimpahan kekuasaan dari atas ke bawah, hanya bagan vertikal berwujud tegak sepenuhnya.
3. Bentuk horizontal. Bentuk ini digambarkan secara mendatar. Aliran wewenang dan tanggung jawab digambarkan dari kiri ke kanan.
4. Bentuk lingkaran. Bagan ini menekankan pada hubungan antara satu jabatan dan jabatan lain. Bagan bentuk lingkaran jarang sekali digunakan dalam praktik.

D. Departementalisasi

Efisiensi aliran pekerjan tergantung pada keberhasilan integrasi satuan-satuan yang bermacam-macam dalam organisasi. Pembagian kerja dan kombinasi tugas seharusnya mengarah ke tercapainya struktur-struktur departemen dan satuan-satuan kerja.

- Departementalisasi Fungsional

Departementalisasi fungsional mengelompokkan fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan-kegiatan sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi. Semua individu-individu yang melaksanakan fungsi-fungsi sama dikelompokkan bersama, seperti seluruh personalia penjualan, akuntansi, programer komputer, dan sebagainya.

- Departementalisasi Divisional

Organisasi divisional dapat mengikuti pembagaian divisi-divisi atas dasar produk, wilayah (geografis) langganan dan proses atau peralatan.

a. Struktur organisasi divisional atas dasar pokok.

b. Struktur organisasi divisional atas dasar wilayah.

c. Struktur organisasi divisional atas dasar langganan.

d. Struktur organisasi divisional atas dasar proses atau peralatan.

- Organisasi Proyek dan Matriks

Struktur organisasi proyek Departementalisasi proyek menyangkut pembentukan tim-tim, spesialis, yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan khusus.

Struktur organisasi matriks Departementalisasi. Matriks adalah sama dengan departementalisasi proyek dengan satu perbedaan pokok. Dalam struktur matriks, pada karyawan mempunyai dua atasan sehingga mereka berada di bawah wewenang. Rantai perintah pertama adalah fungsional dan divisional.

E. Kelompok-kelompok Kerja Formal Organisasi

Organisasi mempunyai tiga tipe utama kelompok-kelompok kerja formal :

1. Kesatuan tugas khusus (task forces) dibentuk untuk menangani suatu masalah atau tugas khusus.
2. Panitia tetap (dikenal sebagai panitia struktural) adalah bagian tetap struktur suatu organisasi yang dibentuk guna menangani tugas yang terus menerus ada dalam organisasi seperti panitia anggaran, panitia pengembangan produk baru, panitia pembelian, dan sebagainya.
3. Dewan dan komisi. Dewan (boards) dibentuk dari individu-individu yang dipilih atau ditugaskan untuk mengelola suatu organisasi masyarakat atau swasta. Sedangkan para anggota komisi biasanya diangkat oleh pejabat pemerintah untuk melaksanakan tugas atministratif, legislatif, atau pengaturan.

- Kegunaan Panitia.

Berbagai kegunaan yang yang ditimbukan panitia.

a. Keputusan-keputusan dengan kualitas lebih baik

b. Meningkatkan penerimaan

c. Memperbaiki koordinasi

d. Tempat latihan bagi manajer

e. Penyebaran kekuasaan

f. Menghindarkan konsekuansi-konsekuansi yang tidak menyenangkan

- Kerugian Panitia.

Berbagai kerugian-kerugian yang dapat ditimbulkan panitia adalah :

a. Pemborosan waktu dan ruang

b. Dominasi individu

c. Adanya persetujuan dan kompromi terlebih dahulu

d. Kurangnya tanggung jawab

F. Organisasi Informal

Argyris mengemukakan 4 bidang utama dimana organisasi formal dan informal berbeda :

1. Hubungan-hubungan antar pribadi.
2. Kepemimpinan. Para pemimpin dirancang dan ditentukan dalam formal serta muncul dan dipilih dalam informal.
3. Pengendalian perilaku. Organisasi formal mengendalikan perilaku karyawan melalui penghargaan dan hukuman sedangkan kelompok informal mengendalikan para anggota dengan pemenuhan kebutuhan.
4. Ketergantungan karena kapasitas pemimpin formal terletak pada penghargaan dan hukuman, bawahan-bawahan lebih tergantung daripada para anggota suatu kelompok informasi.

BAB III

PENUTUP

Kesimpulan :

Pengorganisasian merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya. Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan, dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantara para anggota organisasi agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien.